De gemeentelijke accountantsdienst GAD is in haar Board Letter over de tussentijdse controles op het boekjaar 2020 positief over hoe het college de financiële gevolgen van Covid-19 voor de jaarrekening 2020 niet alleen monitort maar de impact van de resultaten ook tijdig aan de raad bekendmaakt en bespreekt.

De GAD vindt dat van groot belang omdat de situatie en ontwikkelingen rond het Covid-19-virus niet alleen per dag veranderen maar ook omdat de lange termijn impact op de maatschappij en de economie hoogst onzeker zijn.

In de Board Letter geeft de dienst ook aan te hebben geconstaterd dat er sprake is van een 'gemeentelijke organisatie in beweging': veel veranderingen in de ambtelijke top, gedeeltelijk een nieuw college en een nieuwe burgemeester. "Ook een organisatie die diverse initiatieven is gestart om tot structurele verbetering van de bedrijfsvoering te komen", zo stelt de dienst.

Die waardeert ook de actiegerichtheid van het college wat betreft een verbetering van de bedrijfsvoering, onder meer door het instellen van een gelijknamige nieuwe dienst. 'Het werken aan een verbetering van de bedrijfsvoering kent meerdere aspecten, zoals kennis en opleiding, cultuur en gedrag maar ook een goed functionerende en veilige IT-omgeving', laat de GAD weten en geeft aan 'graag mee te denken over een goede monitoring van het verwezenlijken van de gestelde doelen'.

Kritischer is de dienst over de interne controle van de memoriaalboekingen, de inkopen, betalingen en grondexploitaties. Daar is 'op dit moment versterking noodzakelijk, want de interne controles en bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden als ook mogelijke risico’s kunnen inzichtelijker worden gemaakt'. "Wij adviseren om de beheersmaatregelen te documenteren aan de hand van bijvoorbeeld de 6w-systematiek: wie doet wat, waarmee, wanneer, welk doel en waarom."

Wat betreft de IT-omgeving concludeert de GAD dat er werk aan de winkel is. Het gaat dan onder meer om het opschonen van de data, extra aandacht voor de stabiliteit van systemen en cybersecurity en het naar een hoger niveau brengen van de beheersing van logische toegangsbeveiliging. De dienst adviseert het college om 'blijvend aandacht te besteden aan goedwerkende IT en bijhorende governance, die, zeker in deze digitale tijd en omgeving, essentieel zijn voor een goede bedrijfsvoering en beleid'.

De dienst is content dat het college, in navolging van haar eerdere adviezen, per 1 januari as één (gecentraliseerde) financiële administratie invoert.  Dat biedt namelijk volgens de GAD mogelijkheden voor verdere doorontwikkelingen met betrekking tot betere tussentijdse informatievoorziening, het versnellen van interne controles en het meegaan met externe ontwikkelingen zoals verdere digitalisering, robotisering, data-analyse en op termijn analyses met artificial intelligence. Ook hier is het echter van belang dat databases worden opgeschoond.

Zeker niet als laatste komt de dienst terug op een eerder advies dit jaar om een gemeentebrede frauderisicoanalyse uit te voeren. Het gaat daarbij om 'risico-inventarisatie van onrechtmatige onttrekking van geld en/of goederen aan de gemeente en van de mogelijkheden dat personen de financiële verslaggeving gebruiken om daar beter van te worden'. Volgens de GAD bevordert een dergelijke analyse de bewustwording binnen de organisatie.